Đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp lớn bé hay công ty vừa và nhỏ thì chuyển văn phòng luôn là nỗi ác mộng lớn nhất với mọi nhân viên. Từ bàn ghế, giấy tờ, tài liệu cho đến những trang thiết bị sử dụng hàng ngày như máy chiếu, máy photocopy, máy vi tính ... Vậy cần chuẩn bị những gì trước khi chuyển những thiết bị đắt tiền này sang văn phòng mới ?
Khi chuyển các thiết bị văn phòng thì hầu hết lỗi xảy ra do thiếu thận trọng ... kể cả là đóng hộp, đóng thùng tất cả mọi thứ. Đóng thùng chỉ là bước đầu tiên chúng ta cần cân nhắc. Cần phải chấp nhận sự thật là các máy photocopy hay nhiều thiết bị khác ngày nay là sự kết hợp của nhiều linh kiện có chức năng khác nhau lại với nhau nên khi chuyển đi phải lưu ý 1 số vấn đề để đảm bảo an toàn khi vận chuyển, không bị va đập gây hỏng hóc hay nứt vỡ thiết bị ?
Màng bọc nilon PE thường được các đơn vị vận chuyển sử dụng
Chúng tôi sẽ hướng dẫn mọi người cách vận chuyển các thiết bị một cách an toàn nhất, hạn chế được 90% rủi ro khi vận chuyển các thiết bị đắt tiền, ví dụ như máy Photocopy. Vậy đầu tiên chúng ta cần làm gì ?
- Đây là thời điểm hợp lý để xóa các files cũ và các vùng lưu trữ không cần thiết trước khi chuyển máy đi.
- Khi chuyển văn phòng, chúng ta nên scan và số hóa tất cả các tài liệu quan trọng, cần thiết trước đề phòng tránh rủi ro.
- Sau đó hãy quyết định có scan các tài liệu ít quan trọng để lưu lại hay không ? Trong văn phòng mới, chúng ta đâu có muốn phí không gian lưu các tài liệu không quá quan trọng ?
Khi di chuyển máy Photocopy, tốt nhất nên tháo rời option đi kèm, các bộ phận nên được đặt an toàn vào thùng xốp hoặc hộp nhựa. Mỗi túi hay hộp phải được gắn số theo vị trí để đảm bảo nó được ghép nối lại chính xác.
Xốp khi bọc thiết bị tránh va đập
Sau đây là các bước nên thực hiện theo:
- Trước khi chuyển đi, in một trang có config, IP, Counter ... từ thiết bị và giữ một bản sao.
- Tắt nguồn và rút phích cắm của máy photocopy. Tháo tất cả cáp mạng.
- Đợi ít nhất 30 phút để máy photocopy nguội trước khi tháo bất kỳ bộ phận hoặc vật liệu tiêu hao nào khỏi thiết bị.
- Tháo hộp mực và thu gọn chúng lại.
- Tháo bỏ các phụ kiện, hầu hết máy photocopy đều có khay giấy bổ sung.
- Bảo vệ bộ nạp giấy tự động (document feeder) trên đầu máy photocopy bằng cách lấy nó xuống.
- Đóng gói thiết bị, bộ phận, hao tài vật tư.
- Tách rời các option đi kèm (nếu có) vào các hộp riêng.
- Nếu bạn đang thuê thiết bị này, bạn nên thông báo cho công ty cho thuê về địa chỉ mới. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các hợp đồng thuê máy photocopy.
Chuyển toàn bộ văn phòng có thể rất khó khăn và nhiều công sức, nhưng ít nhất bài này cũng cung cấp cho bạn các thông tin tốt nhất cho việc chuyển 1 máy photocopy đa chức năng, hạn chế tối đa hư hại, kể cả việc mất mát tài liệu, nhất là các tài liệu quan trọng.
TOSHIBA TEC VIỆT NAM
Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA
