Khi nhắc đến Toshiba không ai là không biết đến thương hiệu nổi tiếng này, từ điều hòa không khí, tivi, tủ lạnh … đây đều là những thiết bị điện quá thân thuộc với người Việt chúng ta. Nhưng, ít ai biết rằng, Toshiba còn có những sản phẩm khác ngoài những thiết bị dân dụng đó là máy Photocopy đa chức năng.
Toshiba e-STUDIO 2309A và Toshiba e-STUDIO 2518A
Toshiba e-STUDIO 2518A và Toshiba e-STUDIO 2309A là hai dòng sản phẩm được ưa chuộng nhất của Toshiba, đây cũng là những series mới nhất được Toshiba đưa đến thị trường Việt Nam.
Khi mà các doanh nghiệp lớn, các tổ chức nước ngoài lựa chọn Toshiba e-STUDIO 2518A thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các tổ chức mới thành lập lại ưu tiên lựa chọn Toshiba e-STUDIO 2309A vì các tình năng đầy đủ mà giá thành vừa phải và thiết kế nhỏ gọn
Đây là dòng sản phẩm mới nhất của Toshiba được tung ra thị trường thế giới và Việt Nam cũng không phải ngoại lệ. Công ty TNHH TM Đại Hoàng Gia đã đưa dòng sản phẩm tuyệt vời này về Việt Nam để cung cấp cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng. Thời điểm hiện tại, trên toàn thế giới, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang sôi sục, không ai muốn mình là người thua cuộc vì không hòa tiếp thu kịp công nghệ, vậy tại sao các doanh nghiệp tại Việt Nam lại nằm ngoài cuộc chơi ? Để tránh tình trạng này, Toshiba đưa ra dòng sản phẩm mới nhấtToshiba e-STUDIO 2518A để giúp các công ty, tổ chức và doanh nghiệp dễ dàng đạt được các thành tựu lớn trong thời đại Công nghệ 4.0 này.
Toshiba e-STUDIO 2518A là dòng máy mới nhất của Toshiba tại thị trường Việt Nam
Toshiba e-STUDIO 2518A với nhiều cải tiến mới, nhiều công nghệ mới hơn giúp các doanh nghiệp, tổ chức dễ dàng sử dụng khi kết nối máy Photocopy với các thiết bị smartphone, cloud … thông qua các kết nối wifi. Hơn nữa các tài liệu được bảo vệ với mức độ bảo mật cao thông qua ổ cứng Security HDD được cài đặt trong máy giúp các doanh nghiệp, công ty bảo vệ tài liệu.
Toshiba luôn đặt tiêu chí môi trường lên hàng đầu nên khi lựa chọn mua máy photocopy Toshiba là bạn đang chung tay góp phần làm xanh trái đất với mức độ xả thải khi CO2 thấp, lương điện tiêu thụ giảm mạnh, chức năng tái sử dụng mực khiến quá trình vận hành máy được tiết kiệm đáng kể.
Tìm hiểu thêm về Toshiba e-STUDIO 2518A xem tại đây.
Tuy sản phẩm này được Toshiba giới thiệu và ra mắt vào năm 2016 nhưng Toshiba e-STUDIO 2309A không hề kém cạnh so với đàn anhToshiba e-STUDIO 2518A của mình. Các chức năng, thiết kế hay các chỉ số về môi trường, Toshiba e-STUDIO 2309A đều đạt được.
Toshiba e-STUDIO 2309A là dòng máy mini được ưa chuộng nhất của Toshiba
Với thiết kế nhỏ gọn, được sơn màu trắng đen tinh tế, giá thành vừa phải, bản in sắc nét, tốc độ bản in vừa phải là sự lựa chọn hàng đầu dành cho các công ty và tổ chức mới thành lập.
Tìm hiểu thêm về Toshiba e-STUDIO 2309A xem tại đây.
Tùy từng môi trường cũng như nhu cầu sử dụng mà các doanh nghiệp, tổ chức, công ty có sự lựa chọn khác nhau, nếu quý khách có nhu cầu nhưng phân vân không biết nên lựa chọn sản phẩm như thế nào để phù hợp với môi trường hay nhu cầu sử dụng có thể liên hệ với chúng tôi qua Hotline hoặc để lại thông tin liên lạc. Đại Hoàng Gia sẽ tư vấn tận tình và mức giá ưu đãi nhất với khách hàng.
Giúp doanh nghiệp giảm lượng khí thải Carbon và chi phí của họ! Đã bao giờ bạn tự hỏi máy photocopy đa chức năng của bạn sẽ làm được gì trong tương lai? Bạn có tò mò không … ?
Toshiba đã phát hành mực xanh thế hệ thứ hai cho máy Photocopy LP, tích hợp công nghệ “Xóa bản in” đầu tiên trên thế giới với một máy Photocopy đa chức năng tiêu chuẩn. Dòng máy Hybrid này xuất phát từ việc phát hành thế hệ đầu tiên của Eco Loire vào năm 2012, loại máy này sẽ in ấn các tài liệu với mực xanh và RD30 sẽ xóa bản in.
Bộ đôi sản phẩm dòng máy LP đầu tiên của Toshiba Tec ra mắt năm 2012
Người dùng có thể kết nối trwc tiếp đến máy Photocopy đa chức năng mọi lúc mọi nơi họ muốn với nền tảng e-Bridge Next của Toshiba, tích hợp chức năng in ấn từ Cloud, cho phép người dùng gửi lệnh in từ máy tính và có thể lấy ở bất kỳ máy Photocopy đa chức năng nằm trong khuôn viên của doanh nghiệp đó, cho phép người dùng linh hoạt khi sử dụng lệnh in ấn với các thiết bị điện thoại thông minh thông qua ứng dụng Toshiba e-BRIDGE Print & Capture hoặc sử dụng các ứng dụng tương tự AirPrint, Google Cloud Print và các Mopria Print Service.
Cách máy Photocopy LP hoạt động
Nói một cách đơn giản, máy hoạt động như một máy Photocopy đa chức năng thông thường. Nhưng ngược lại, khi bạn đã in ấn tài liệu bằng mực xóa được, tài liệu sẽ được đưa trở lại máy Photocopy LP sao lưu, làm nóng và mực màu xanh sẽ được xóa đi.
Từ màn hình điều khiển của máy, bạn có thể tùy chọn 1 trong 2 chức năng là B & W hoặc in với mực xanh có thể xóa được (giống như chọn chức năng in màu). Chức năng này được hiển thị trên màn hình điều khiển 9” với màn hình cảm ứng đa điểm tiện dụng.
Màn hình điều khiển của máy e-STUDIO 3508LP
Để sử dụng chức năng xóa bản in, bạn chỉ cần đặt các tài liệu cần xóa vào khay được chỉ định được đánh dấu màu xanh lá cây. Tại màn hình cảm ứng, chọn khay giấy đã để bản in cần xóa, và nhấn Start. Các tài liệu bị xóa sẽ được sao lưu lại và đẩy ra ngoài giống như một tác vụ in bình thường và sẵn sàng sử dụng lần nữa.
Dòng máy e-STUDIO LP của Toshiba với chức năng xóa bản in đầu tiên trên thế giới
e-STUDIO3508LP và 4508LP xóa bỏ màu mực xanh độc đáo khỏi các tài liệu in ấn để giấy có thể được in lại tối đa 5 lần.
Giảm thải khí Carbon ra môi trường
Do tính năng độc đáo tái sử dụng giấy của máy. Giảm mức sử dụng giấy lên đến 80%. Việc tiết kiệm giấy như vậy cũng có thể giảm thải CO2 lên tới 50%.
Nâng cấp loại mực màu xanh
e-STUDIO 3508LP và 4508LP hiện sử dụng mực sắc tố cao giúp người dùng dễ sử dụng hơn, cải thiện khả năng đọc. Mực màu xanh độc đáo được sử dụng để thông báo cho người dùng rằng giấy có thể bị xóa và sử dụng lại.
Xóa và Scan
Các tài liệu được in trên e-STUDIO 3508LP và 4508LP có thể được xóa chỉ bằng một lần bấm nút, hoặc có thể kết hợp với thiết bị xóa e-STUDIO RD301, đồng thời cũng cung cấp thêm sự tiện lợi của việc tự động phân loại giấy từ các tài liệu bị xóa sang tái sử dụng và không thể tái sử dụng. Hơn nữa, e-STUDIO RD301 đi kèm với một máy quét giúp dễ dàng số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử.
Cloud & Mobility
Ngày nay, nhiều giải pháp Cloud & Mobility được sử dụng và đây là những giải pháp gần như bắt buộc đối với các doanh nghiệp khi việc số hóa tài liệu và lưu trữ ngày càng lớn. Máy Photocopy Toshiba đa chức năng dễ dàng tích hợp quy trình làm việc của doanh nghiệp bằng cách hỗ trợ các giải pháp và cung cấp các ứng dụng.
Cách máy e-STUDIO 3508LP và e-STUDIO RD301 hoạt động
e-Filing là một khu vực, hoặc 1 hộp box, một nơi lưu trữ dữ liệu của chúng ta trong máy Photocopy Toshiba đa chức năng. Bên trong mỗi hộp e-Filing này, chúng ta có thể tạo nhiều folder, thư mục để tổ chức tốt tài liệu của chúng ta.
Mỗi máy photocopy đều có ít nhất 1 public e-Filing, tất cả những tài liệu mà được lưu tại đây, mọi người ai cũng có thể truy cập và lấy.
Ngoài ra, người dùng có thể tự tạo cho mình 1 hộp e-Filing riêng, đặt mật khẩu để không ai được phép truy cập, kể cả quyền admin.
Hãng Toshiba đã làm rất tốt vấn đề bảo mật tài liệu cho chúng ta. Khi bạn cất giữ 1 tài liệu quan trọng hoặc của cá nhân, không ai có thể lấy được, kể cả admin, kể cả việc tháo ố cứng từ máy photocopy ra gắn vào máy photocopy hoặc máy tính khác, trừ trường hợp chính bạn tự đánh mất mật khẩu.
Copy 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing của chúng ta.
Scan 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing.
Print 1 tài liệu từ máy tính của chúng ta và e-Filing.
Tại sao chúng ta nên dùng hết khả năng của e-Filing?
Trước hết là tính bảo mật tuyệt đối cao của e-Filing đặc biệt là kết hợp với ổ lưu Toshiba có công nghệ bảo mật đồc quyền.
Tổ chức dữ liệu tốt khi cho phép chúng ta tạo folder
Khả năng tiện dụng và thực sự tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người dùng. Đặc biệt là khi công ty bạn không có files server, máy tính chuyên lưu các tài liệu sử dụng chung của doanh nghiệp.
“Giải pháp ID card cực kỳ hiệu quả khi dùng với e-Filing. Để vào hộp e-Filing của riêng bạn, bạn phải nhập mật khẩu, nếu tích hợp ID card / thẻ nhân viên hay thẻ ra vào cửa của bạn trong công ty, thì chỉ cần quẹt / tag thẻ của bạn vào máy photocopy Toshiba, là bạn đã vào ngay Box của mình.”
Vị trí sử dụng ID Card của máy Photocopy Toshiba
Hiện tại ở Việt Nam, tính năng e-Filing rất ít được khách hàng của Toshiba sử dụng do không biết độ tiện dụng, hiệu quả của nó. Nhưng khách hàng đã được hướng dẫn về e-Filing là sẽ sử dụng hết công suất của chức năng này.
Theo thống kê, trường hợp đơn giản và nhiều người sử dụng nhất của e-Filing là vấn đề in các biểu mẫu, form có sẵn như “application for leave”, phiếu xuất - nhập kho, phiếu giao hàng … Các biểu mẫu này được tạo ra do chức năng Print từ máy của bạn và e-Filing, hay Scan/Copy từ 1 tài liệu gốc và lưu vào e-Filing.
Mỗi lần cần 1 biểu mẩu để điền, chỉ cần vào e-Filing chứa biểu mẫu đó, chọn và bấm Start để in ra, rất tiện lợi. Dĩ nhiên biểu mẫu đó đặt ở public thì ai cũng dùng được, còn đặt ở e-Filing cá nhân thì chỉ có bạn mới được quyền truy cập vào.
Một tiện lợi nữa là đối với hộp box e-Filing cá nhân kết hợp với chức năng Template và Top Acess, bạn tạo ra 1 template cho riêng bạn, mỗi lần scan thì lưu vào e-Filing của mình. Trong máy tính của mình, tạo 1 shorcut kết nối trực tiếp với e-Filing của mình, vậy là mỗi lần scan tài liệu xong, về máy và double click vào e-Filing của mình là có thể lấy được nhanh chóng.
Top Access là gì?
Top Access là phần mềm đã cài đặt sẵn trong máy photocopy đa chức
năng của Toshiba e-STUDIO. Phần mềm này cho phép chúng ta ngồi tại máy
tính của chúng ta và dùng trình duyệt web (Web browser) như Cốc Cốc hay
Google Chrome để quản lý mọi hoạt động của máy photocopy mà không cần
đến trực tiếp vị trí máy photocopy để thao tác.
Trước hết, để biết mức độ hữu ích của Top Access, chúng ta sẽ xem xét
các vấn đề sau mà chúng ta gặp phải khi dùng máy photocopy đa chức
năng. Lưu ý rằng máy photocopy là thiết bị có công suất lớn, dành cho cả
văn phòng, hoặc cả công ty sử dụng.
Top Access dành cho người dùng
1/ Tình trạng sử dụng máy photocopy
Trong quá trình sử dụng máy photocopy, chắc chắn chúng ta sẽ cần biết
trạng thái máy photocopy, có những option nào đang được sử dụng, số
counter, tình trạng giấy và mực in. Đặc biệt trước khi thực hiện lệnh in
hoặc copy số lượng lớn, chúng ta nên xem qua tình trạng giấy và mực in
để thực hiện lệnh in hay copy một cách suôn sẻ.
Tình trạng sử dụng máy photocopy Toshiba 2500AC xem trên Top Access
2/ Quản lý công việc
Máy photocopy dành cho nhiều người sử dụng cùng 1 lúc, nên khả năng
chúng ta kiểm tra tình trạng công việc Print, Copy, Scan, Fax đang thực
hiện của máy cũng khá thường xuyên. Đặc biệt trong giờ cao điểm, biết
được tình trạng và thứ tự job đang vận hành của máy photocopy, chúng ta
dễ dàng sắp xếp công việc và nhận kết quả bản in.
3/ Quản lý người dùng
Mỗi bộ phận khác nhau, mỗi nhân viên khác nhau thường có những công
việc lặp đi lặp lại của riêng mình. Cơ chế tạo Template, Address book,
Mail box, E-filling cho phép chúng ta tích hợp những công việc mà phải
lặp lại nhiều lần của mình vào 1 nút bấm. Kết quả là mỗi lần cần dùng
máy photo, chúng ta chỉ cần chọn nút mà ta đã tạo ra và để máy photocopy
thực hiện phần còn lại. Đây là chức năng rất được yêu thích của người
dùng máy Photocopy đa chức năng.
Ví dụ như kế toán, vì lý do bảo mật thông tin và quản lý hóa đơn,
thường hay Scan hóa đơn và lưu thành file trong hộp folder của riêng
mình.
Hóa đơn cũng được chỉnh độ phân giải cao nhất và in đậm vì hóa đơn gốc có màu nhạt, khó nhìn.
Tất cả tùy chỉnh trên được lưu lại 1 nút, sau này, mỗi khi cần scan hóa
đơn, chỉ 1 lần bấm vào nút đã tạo là scan được hóa đơn và lưu đúng
folder của mình. Bản hóa đơn gốc chỉ việc cất kỹ chờ kiểm toán cuối
năm.“
4/ Quản lý counter
Trong quá trình sử dụng máy photocopy, nhiều lúc chúng ta cũng muốn
biết số counter mà chúng ta dùng. Số bản Print/Copy/Scan đã dùng, đơn
sắc và bản màu. Số counter của mỗi nhân viên khác nhau, mỗi bộ phận khác
nhau hay mỗi dự án khác nhau.
Xem số counter của máy photocopy Toshiba bằng Top Access
5/ Ngoài ra, Top Access còn nhiều chức năng khác dành cho nhân viên quản trị như:
Cài đặt - setup từ Top Access: Cấu hình thiết bị (device settings),
Cấu hình mạng (network settings), Cấu hình mặc định cho chức năng Copy,
Fax, Print, Email.
Vận hành bảo trì từ Top Access: Nâng cấp hoặc xóa các phần mềm cài
đặt vào thiết bị; Tạo backup files cho Address book, Mail boxes,
Templates; Hồi phục dữ liệu từ files backup; Xóa dữ liệu trong ổ cứng
máy photocopy; Import/export dữ liệu từ file CSV format.
Kết lại: cả 5 nhu cầu trên, người dùng chỉ việc ngồi tại máy tính của
mình, truy cập vào địa chỉ IP của máy photocopy đa chức năng là sử dụng
được, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người sử dụng máy.
Doanh nghiệp của bạn cần một máy photocopy. Nhưng bạn nên mua máy hay thuê máy để dàn trải chi phí theo thời gian? Mua máy photocopy có thể phù hợp với các doanh nghiệp muốn kiểm soát toàn bộ máy móc và bảo trì. Còn thuê máy photocopy có thể làm cho chi phí quản lý dễ dàng hơn khi bạn có thể tách chi phí trên mỗi tháng trong nhiều năm.
Điểm mấu chốt là: thuê một máy photocopy hoàn toàn đắt hơn mua một cái mới.
Khi nào thì bạn nên mua máy photocopy đa chức năng?
Khi bạn không muốn tính chi phí, lãi suất và bất kỳ khoản phí ẩn nào
khác có thể được thêm vào hợp đồng thuê máy photocopy. Nhưng cần lưu ý
là khi xem xét bảo dưỡng máy, chắc chắn sẽ cần phải thay thế chi tiết
nào đó, kế hoạch bảo trì có thể có giá cả và chúng thường được tính vào
các điều khoản cho thuê máy.
Cần nhớ rằng công nghệ thay đổi nhanh chóng và việc mua một máy photocopy đa chức năng
có thể làm bạn không được tiếp cận các tiện ích, chức năng mới nhất;
khi sử dụng lâu năm, máy photocopy (lúc này đã cũ) có xu hướng chi phí
in & chi phí copy cao hơn trên mỗi trang giấy.
Dù ai mua hoặc là thuê - Nên dùng máy mới cho yên tấm lòng.
Khi nào thì nên thuê máy photocopy đa chức năng?
Hầu hết các doanh nghiệp đều chọn thuê máy photocopy.
Các doanh nghiệp thích chi phí ban đầu thấp, khả năng dự báo các khoản
thanh toán hàng tháng chính xác và các lựa chọn mới để mua hoặc nâng cấp
khi kết thúc hợp đồng cho thuê.
Thuê máy sẽ giúp bạn tiết kiệm vốn cho các chi phí kinh doanh khác.
Một lợi ích khác là bạn thường có quyền được nhận máy đời mới nhất khi
hết hạn thuê; có nghĩa là bạn sẽ dễ dàng nhận được thiết bị và công nghệ
mới nhất khi mà hợp đồng thuê máy cũ đáo hạn.
Dịch vụ sau bán hàng là điều quan trọng cần xem xét ở đây. Hầu hết
các doanh nghiệp không có thiết bị, kiến thức, công cụ để xử lý các máy photocopy đa chức năng. Vì vậy dịch vụ hỗ trợ thực sự là yếu tố quan trọng khi thuê máy.
Hầu hết các nhà cung cấp sẽ đưa ra các điều khoản cho việc thuê máy
bao gồm cả việc sửa chữa & bảo trì máy móc trong hợp đồng. Về cơ bản
đó là một khoản phí dịch vụ thanh toán hàng tháng. Tuy nhiên, bạn hoàn
toàn có thể mua một máy photocopy mới và sau đó ký thêm một hợp đồng
dịch vụ mà không cần thuê máy. Vì vậy bạn vẫn có thể có những dịch vụ
sửa chữa đi kèm khi mua một chiêc máy mới.
Quyết định cuối cùng của bạn là gì?
Phải luôn nhớ rằng, cho dù là thuê hay mua hẳn 1 máy photocopy đa
chức năng, thì quan trọng nhất máy đó vẫn phải đảm bảo chính xác nhu cầu
sử dụng của bạn.
Ngày nay đã rất dễ dàng để sở hữu một máy photcopy đa chức năng rồi, nên những câu hỏi về sự khác biệt giữa Scan và Copy đã đi vào dĩ vãng. Nhưng chúng ta cũng nên hiểu rõ 1 chút về Copy và Scan, để áp dụng vào việc quản lý tài liệu của chúng ta.
“Mình sẽ có 1 bài hướng dẫn các bạn về Scan và sự kết hợp của Scan với các chức năng khác có trong máy Photocopy đa chức năng, nhằm cho ra 1 cơ chế quản lý tài liệu nhanh, gọn, chuẩn đến mức bạn không thể tưởng tượng. Bạn sẽ gần như ko thể đánh mất tài liệu, và mỗi lần cần là sẽ tìm ra ngay.”
Điều đầu tiên phải xác định là chúng ta cần lưu 1 bản giấy thật, hay chỉ là 1 files dữ liệu để thêm nó vào folder như y muốn của mình.
Chức năng Copy cho kết quả là 1 bản giấy thật. Vậy chỉ dùng Copy khi cần ra 1 bản giấy thật và lưu trữ trong kho hay gửi đi đâu khác. Lạm dụng quá mức cần thiết thì tốn mực và giấy in nhé.
Chức năng Scan thì cho kết quả là 1 files dữ liệu. Vậy chỉ dùng Scan khi ta không cần bản giấy thật. Sử dụng vô tư khi không tốn giấy và mực, files cũng thường được lưu trong folder theo ý chúng ta, có thể trên máy photocopy, cũng có thể trên máy tính, máy server trong công ty.
Màn hình cảm ứng điều khiển chức năng của máy MFPs Toshiba
Chức năng photocopy thông thường được thiết kế để tạo các bản copy rất tốt so với bản thật nhưng sẽ bị giới hạn các chức năng.
Chức năng Scan tuy chỉ tạo ra 1 file dữ liệu, nhưng kết hợp với các tùy chỉnh, cấu hình và cả các giải pháp cao cấp của máy photocopy đa chức năng, chất lượng và sự tiện lợi của 1 bản Scan là không thể tưởng tượng.
Toshiba e-BRIDGE Re-Rite là 1 công cụ mạnh mẽ, hiệu quả, và dễ sử dụng trong việc số hóa tài liệu, chuyển đổi tài liệu văn bản, hình ảnh thành dạng tài liệu có thể chỉnh sửa như word, excel, power point.
e-BRIDGE Re-Rite là phần mềm tích hợp và tăng cường cho máy photocopy đa chức năng toshiba e-studio bằng cách cho phép chúng ta scan, chuyển, convert tài liệu giấy, hình ảnh thành file dữ liệu tùy chỉnh được như MS word, MS excel, MS power point, PDF searchable. Có tất cả 21 định dạng file mà e-BRIDGE Re-Rite hỗ trợ và sẽ tự động nhận diện ký tự trên tài liệu. e-BRIDGE Re-Rite hỗ trợ hơn 40 thứ tiếng và đây cũng là phần mềm tốt nhất cho giải pháp lưu trữ tài liệu cho các công ty đa quốc gia.
e-BRIDGE Re-Rite cũng có thể được sử dụng kết hợp với e-BRIDGE Print & Capture, đây là phần mềm có thể download miễn phí từ App Store cho iPhone, iPad, iPod touch và từ Google Play Store cho các thiết bị di động chay Android. Các ưu điểm của e-BRIDGE Re-Rite gồm có:
Màn hình Scan của máy Photocopy đa chức năng Toshiba
Không cần nhập liệu lại các tài liệu giấy, hình ảnh. e-BRIDGE Re-Rite sẽ tạo ra tài liệu có thể chỉnh sửa được và tìm kiếm được như MS word, MS excel...
Tăng cường chức năng Scan của máy Photocopy đa chức năng với các định dạng file Word, Excel, Power Point, Searchable PDF hay thậm chí là HTML và e-BOOK.
Sử dụng Barcodes để phân tách tài liệu tự động.
Kết hợp e-BRIDGE Re-Rite với e-BRIDGE Print & Capture sẽ cho ra tối đa hiệu quả khi dùng trên nền tảng thiết bị di động.
