e-Filing - Chức năng tuyệt vời của máy Photocopy Toshiba đa chức năng

e-Filing là gì? Và có tác dụng gì trong máy photocopy Toshiba đa chức năng?

e-Filing là một khu vực, hoặc 1 hộp box, một nơi lưu trữ dữ liệu của chúng ta trong máy Photocopy Toshiba đa chức năng. Bên trong mỗi hộp e-Filing này, chúng ta có thể tạo nhiều folder, thư mục để tổ chức tốt tài liệu của chúng ta.

Mỗi máy photocopy đều có ít nhất 1 public e-Filing, tất cả những tài liệu mà được lưu tại đây, mọi người ai cũng có thể truy cập và lấy.

Ngoài ra, người dùng có thể tự tạo cho mình 1 hộp e-Filing riêng, đặt mật khẩu để không ai được phép truy cập, kể cả quyền admin.

Hãng Toshiba đã làm rất tốt vấn đề bảo mật tài liệu cho chúng ta. Khi bạn cất giữ 1 tài liệu quan trọng hoặc của cá nhân, không ai có thể lấy được, kể cả admin, kể cả việc tháo ố cứng từ máy photocopy ra gắn vào máy photocopy hoặc máy tính khác, trừ trường hợp chính bạn tự đánh mất mật khẩu.

Xem thêm về công nghệ bảo mật SED của ổ cứng HDD Toshiba phát triển

Chúng ta có thể làm được gì với E-Filing?

• Copy 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing của chúng ta.
• Scan 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing.
• Print 1 tài liệu từ máy tính của chúng ta và e-Filing.

Tại sao chúng ta nên dùng hết khả năng của e-Filing?

• Trước hết là tính bảo mật tuyệt đối cao của e-Filing đặc biệt là kết hợp với ổ lưu Toshiba có công nghệ bảo mật đồc quyền.
• Tổ chức dữ liệu tốt khi cho phép chúng ta tạo folder
• Khả năng tiện dụng và thực sự tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người dùng. Đặc biệt là khi công ty bạn không có files server, máy tính chuyên lưu các tài liệu sử dụng chung của doanh nghiệp.

“Giải pháp ID card cực kỳ hiệu quả khi dùng với e-Filing. Để vào hộp e-Filing của riêng bạn, bạn phải nhập mật khẩu, nếu tích hợp ID card / thẻ nhân viên hay thẻ ra vào cửa của bạn trong công ty, thì chỉ cần quẹt / tag thẻ của bạn vào máy photocopy Toshiba, là bạn đã vào ngay Box của mình.”

Vị trí sử dụng ID Card của máy Photocopy Toshiba

Hiện tại ở Việt Nam, tính năng e-Filing rất ít được khách hàng của Toshiba sử dụng do không biết độ tiện dụng, hiệu quả của nó. Nhưng khách hàng đã được hướng dẫn về e-Filing là sẽ sử dụng hết công suất của chức năng này.

Theo thống kê, trường hợp đơn giản và nhiều người sử dụng nhất của e-Filing là vấn đề in các biểu mẫu, form có sẵn như “application for leave”, phiếu xuất - nhập kho, phiếu giao hàng … Các biểu mẫu này được tạo ra do chức năng Print từ máy của bạn và e-Filing, hay Scan/Copy từ 1 tài liệu gốc và lưu vào e-Filing.

Mỗi lần cần 1 biểu mẩu để điền, chỉ cần vào e-Filing chứa biểu mẫu đó, chọn và bấm Start để in ra, rất tiện lợi. Dĩ nhiên biểu mẫu đó đặt ở public thì ai cũng dùng được, còn đặt ở e-Filing cá nhân thì chỉ có bạn mới được quyền truy cập vào.

Một tiện lợi nữa là đối với hộp box e-Filing cá nhân kết hợp với chức năng Template và Top Acess, bạn tạo ra 1 template cho riêng bạn, mỗi lần scan thì lưu vào e-Filing của mình. Trong máy tính của mình, tạo 1 shorcut kết nối trực tiếp với e-Filing của mình, vậy là mỗi lần scan tài liệu xong, về máy và double click vào e-Filing của mình là có thể lấy được nhanh chóng.

TOSHIBA TEC VIỆT NAM

Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA

Tags: máy photocopy đa chức năng, máy photocopy toshiba, máy photocopy toshiba chính hãng, máy photocopy chính hãng, Cho thuê máy photocopy

Sử dụng Top Access để quản lý máy photocopy Toshiba từ xa

Top Access là gì?
Top Access là phần mềm đã cài đặt sẵn trong máy photocopy đa chức năng của Toshiba e-STUDIO. Phần mềm này cho phép chúng ta ngồi tại máy tính của chúng ta và dùng trình duyệt web (Web browser) như Cốc Cốc hay Google Chrome để quản lý mọi hoạt động của máy photocopy mà không cần đến trực tiếp vị trí máy photocopy để thao tác.

Trước hết, để biết mức độ hữu ích của Top Access, chúng ta sẽ xem xét các vấn đề sau mà chúng ta gặp phải khi dùng máy photocopy đa chức năng. Lưu ý rằng máy photocopy là thiết bị có công suất lớn, dành cho cả văn phòng, hoặc cả công ty sử dụng.
Top Access dành cho người dùng

1/ Tình trạng sử dụng máy photocopy

Trong quá trình sử dụng máy photocopy, chắc chắn chúng ta sẽ cần biết trạng thái máy photocopy, có những option nào đang được sử dụng, số counter, tình trạng giấy và mực in. Đặc biệt trước khi thực hiện lệnh in hoặc copy số lượng lớn, chúng ta nên xem qua tình trạng giấy và mực in để thực hiện lệnh in hay copy một cách suôn sẻ.

Tình trạng sử dụng máy photocopy Toshiba 2500AC xem trên Top Access

2/ Quản lý công việc

Máy photocopy dành cho nhiều người sử dụng cùng 1 lúc, nên khả năng chúng ta kiểm tra tình trạng công việc Print, Copy, Scan, Fax đang thực hiện của máy cũng khá thường xuyên. Đặc biệt trong giờ cao điểm, biết được tình trạng và thứ tự job đang vận hành của máy photocopy, chúng ta dễ dàng sắp xếp công việc và nhận kết quả bản in.

3/ Quản lý người dùng

Mỗi bộ phận khác nhau, mỗi nhân viên khác nhau thường có những công việc lặp đi lặp lại của riêng mình. Cơ chế tạo Template, Address book, Mail box, E-filling cho phép chúng ta tích hợp những công việc mà phải lặp lại nhiều lần của mình vào 1 nút bấm. Kết quả là mỗi lần cần dùng máy photo, chúng ta chỉ cần chọn nút mà ta đã tạo ra và để máy photocopy thực hiện phần còn lại. Đây là chức năng rất được yêu thích của người dùng máy Photocopy đa chức năng.

Ví dụ như kế toán, vì lý do bảo mật thông tin và quản lý hóa đơn, thường hay Scan hóa đơn và lưu thành file trong hộp folder của riêng mình.

Hóa đơn cũng được chỉnh độ phân giải cao nhất và in đậm vì hóa đơn gốc có màu nhạt, khó nhìn.
Tất cả tùy chỉnh trên được lưu lại 1 nút, sau này, mỗi khi cần scan hóa đơn, chỉ 1 lần bấm vào nút đã tạo là scan được hóa đơn và lưu đúng folder của mình. Bản hóa đơn gốc chỉ việc cất kỹ chờ kiểm toán cuối năm.“

4/ Quản lý counter

Trong quá trình sử dụng máy photocopy, nhiều lúc chúng ta cũng muốn biết số counter mà chúng ta dùng. Số bản Print/Copy/Scan đã dùng, đơn sắc và bản màu. Số counter của mỗi nhân viên khác nhau, mỗi bộ phận khác nhau hay mỗi dự án khác nhau.

Xem số counter của máy photocopy Toshiba bằng Top Access

5/ Ngoài ra, Top Access còn nhiều chức năng khác dành cho nhân viên quản trị như:

Cài đặt - setup từ Top Access: Cấu hình thiết bị (device settings), Cấu hình mạng (network settings), Cấu hình mặc định cho chức năng Copy, Fax, Print, Email.

Vận hành bảo trì từ Top Access: Nâng cấp hoặc xóa các phần mềm cài đặt vào thiết bị; Tạo backup files cho Address book, Mail boxes, Templates; Hồi phục dữ liệu từ files backup; Xóa dữ liệu trong ổ cứng máy photocopy; Import/export dữ liệu từ file CSV format.

Kết lại: cả 5 nhu cầu trên, người dùng chỉ việc ngồi tại máy tính của mình, truy cập vào địa chỉ IP của máy photocopy đa chức năng là sử dụng được, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người sử dụng máy.

TOSHIBA TEC VIỆT NAM
Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA

Tags: máy photocopy đa chức năng, máy photocopy toshiba, máy photocopy toshiba chính hãng, máy photocopy chính hãng, Cho thuê máy photocopy

Mua hay thuê máy photocopy là tiện lợi?

Doanh nghiệp của bạn cần một máy photocopy. Nhưng bạn nên mua máy hay thuê máy để dàn trải chi phí theo thời gian?

Mua máy photocopy có thể phù hợp với các doanh nghiệp muốn kiểm soát toàn bộ máy móc và bảo trì. Còn thuê máy photocopy có thể làm cho chi phí quản lý dễ dàng hơn  khi bạn có thể tách chi phí trên mỗi tháng trong nhiều năm.
Điểm mấu chốt là: thuê một máy photocopy hoàn toàn đắt hơn mua một cái mới.

Khi nào thì bạn nên mua máy photocopy đa chức năng?

Khi bạn không muốn tính chi phí, lãi suất và bất kỳ khoản phí ẩn nào khác có thể được thêm vào hợp đồng thuê máy photocopy. Nhưng cần lưu ý là khi xem xét bảo dưỡng máy, chắc chắn sẽ cần phải thay thế chi tiết nào đó, kế hoạch bảo trì có thể có giá cả và chúng thường được tính vào các điều khoản cho thuê máy.

Cần nhớ rằng công nghệ thay đổi nhanh chóng và việc mua một máy photocopy đa chức năng có thể làm bạn không được tiếp cận các tiện ích, chức năng mới nhất; khi sử dụng lâu năm, máy photocopy (lúc này đã cũ) có xu hướng chi phí in & chi phí copy cao hơn trên mỗi trang giấy.

Dù ai mua hoặc là thuê - Nên dùng máy mới cho yên tấm lòng.

Khi nào thì nên thuê máy photocopy đa chức năng?

Hầu hết các doanh nghiệp đều chọn thuê máy photocopy. Các doanh nghiệp thích chi phí ban đầu thấp, khả năng dự báo các khoản thanh toán hàng tháng chính xác và các lựa chọn mới để mua hoặc nâng cấp khi kết thúc hợp đồng cho thuê.

Thuê máy sẽ giúp bạn tiết kiệm vốn cho các chi phí kinh doanh khác. Một lợi ích khác là bạn thường có quyền được nhận máy đời mới nhất khi hết hạn thuê; có nghĩa là bạn sẽ dễ dàng nhận được thiết bị và công nghệ mới nhất khi mà hợp đồng thuê máy cũ đáo hạn.

Dịch vụ sau bán hàng là điều quan trọng cần xem xét ở đây. Hầu hết các doanh nghiệp không có thiết bị, kiến thức, công cụ để xử lý các máy photocopy đa chức năng. Vì vậy dịch vụ hỗ trợ thực sự là yếu tố quan trọng khi thuê máy.

Hầu hết các nhà cung cấp sẽ đưa ra các điều khoản cho việc thuê máy bao gồm cả việc sửa chữa & bảo trì máy móc trong hợp đồng. Về cơ bản đó là một khoản phí dịch vụ thanh toán hàng tháng. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể mua một máy photocopy mới và sau đó ký thêm một hợp đồng dịch vụ mà không cần thuê máy. Vì vậy bạn vẫn có thể có những dịch vụ sửa chữa đi kèm khi mua một chiêc máy mới.

Quyết định cuối cùng của bạn là gì?
Phải luôn nhớ rằng, cho dù là thuê hay mua hẳn 1 máy photocopy đa chức năng, thì quan trọng nhất máy đó vẫn phải đảm bảo chính xác nhu cầu sử dụng của bạn.

TOSHIBA TEC VIỆT NAM
Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA

Tags: máy photocopy đa chức năng, máy photocopy toshiba, máy photocopy toshiba chính hãng, máy photocopy chính hãng, Cho thuê máy photocopy

Sự khác biệt giữa Copy và Scan

Ngày nay đã rất dễ dàng để sở hữu một máy photcopy đa chức năng rồi, nên những câu hỏi về sự khác biệt giữa Scan và Copy đã đi vào dĩ vãng. Nhưng chúng ta cũng nên hiểu rõ 1 chút về Copy và Scan, để áp dụng vào việc quản lý tài liệu của chúng ta.

“Mình sẽ có 1 bài hướng dẫn các bạn về Scan và sự kết hợp của Scan với các chức năng khác có trong máy Photocopy đa chức năng, nhằm cho ra 1 cơ chế quản lý tài liệu nhanh, gọn, chuẩn đến mức bạn không thể tưởng tượng. Bạn sẽ gần như ko thể đánh mất tài liệu, và mỗi lần cần là sẽ tìm ra ngay.”

Điều đầu tiên phải xác định là chúng ta cần lưu 1 bản giấy thật, hay chỉ là 1 files dữ liệu để thêm nó vào folder như y muốn của mình.

Chức năng Copy cho kết quả là 1 bản giấy thật. Vậy chỉ dùng Copy khi cần ra 1 bản giấy thật và lưu trữ trong kho hay gửi đi đâu khác. Lạm dụng quá mức cần thiết thì tốn mực và giấy in nhé.

Chức năng Scan thì cho kết quả là 1 files dữ liệu. Vậy chỉ dùng Scan khi ta không cần bản giấy thật. Sử dụng vô tư khi không tốn giấy và mực, files cũng thường được lưu trong folder theo ý chúng ta, có thể trên máy photocopy, cũng có thể trên máy tính, máy server trong công ty.

Màn hình cảm ứng điều khiển chức năng của máy MFPs Toshiba

Chức năng photocopy thông thường được thiết kế để tạo các bản copy rất tốt so với bản thật nhưng sẽ bị giới hạn các chức năng.

Chức năng Scan tuy chỉ tạo ra 1 file dữ liệu, nhưng kết hợp với các tùy chỉnh, cấu hình và cả các giải pháp cao cấp của máy photocopy đa chức năng, chất lượng và sự tiện lợi của 1 bản Scan là không thể tưởng tượng.

TOSHIBA TEC VIỆT NAM

Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA

Tags: máy photocopy đơn sắc toshiba, máy photocopy màu toshiba, máy photocopy mini toshiba, ổ cứng Security HDD, máy photocopy toshiba chính hãng

Máy photocopy Toshiba - Scan tài liệu thành files Word, Excel

Toshiba e-BRIDGE Re-Rite là 1 công cụ mạnh mẽ, hiệu quả, và dễ sử dụng trong việc số hóa tài liệu, chuyển đổi tài liệu văn bản, hình ảnh thành dạng tài liệu có thể chỉnh sửa như word, excel, power point.

e-BRIDGE Re-Rite là phần mềm tích hợp và tăng cường cho máy photocopy đa chức năng toshiba e-studio bằng cách cho phép chúng ta scan, chuyển, convert tài liệu giấy, hình ảnh thành file dữ liệu tùy chỉnh được như MS word, MS excel, MS power point, PDF searchable. Có tất cả 21 định dạng file mà e-BRIDGE Re-Rite hỗ trợ và sẽ tự động nhận diện ký tự trên tài liệu. e-BRIDGE Re-Rite hỗ trợ hơn 40 thứ tiếng và đây cũng là phần mềm tốt nhất cho giải pháp lưu trữ tài liệu cho các công ty đa quốc gia.

e-BRIDGE Re-Rite cũng có thể được sử dụng kết hợp với e-BRIDGE Print & Capture, đây là phần mềm có thể download miễn phí từ App Store cho iPhone, iPad, iPod touch và từ Google Play Store cho các thiết bị di động chay Android. Các ưu điểm của e-BRIDGE Re-Rite gồm có:

Màn hình Scan của máy Photocopy đa chức năng Toshiba

• Không cần nhập liệu lại các tài liệu giấy, hình ảnh. e-BRIDGE Re-Rite sẽ tạo ra tài liệu có thể chỉnh sửa được và tìm kiếm được như MS word, MS excel...
• Tăng cường chức năng Scan của máy Photocopy đa chức năng với các định dạng file Word, Excel, Power Point, Searchable PDF hay thậm chí là HTML và e-BOOK.
• Sử dụng Barcodes để phân tách tài liệu tự động.
• Kết hợp e-BRIDGE Re-Rite với e-BRIDGE Print & Capture sẽ cho ra tối đa hiệu quả khi dùng trên nền tảng thiết bị di động.

TOSHIBA TEC VIỆT NAM

Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA

Tags: máy photocopy đa chức năng, máy photocopy toshiba, máy photocopy toshiba chính hãng, máy photocopy chính hãng, ổ cứng Security HDD